Gestion des congés Administrateur RH
Suivez et validez les demandes de congés de tous les employés.
Accès
Menu latéral → Ressources Humaines → Congés
Ou directement via l'URL : /dashboard/leaves
Types de congés
| Type | Durée légale | Description |
|---|---|---|
| Congé annuel | 1,5 jour/mois (18 jours/an) | Congé payé réglementaire |
| Congé maladie | Variable | Sur présentation d'un certificat médical |
| Congé maternité | 14 semaines | Congé légal maternité |
| Congé paternité | 3 jours | Congé légal naissance |
| Permission exceptionnelle | 1-3 jours | Mariage, décès, événement familial |
Consulter les demandes
Le tableau affiche toutes les demandes avec :
- Employé : Nom et prénom du demandeur
- Type : Catégorie de congé
- Dates : Début et fin de la période
- Durée : Nombre de jours demandés
- Statut : En attente, Approuvé, Refusé
Filtrer par statut
Utilisez les onglets en haut du tableau :
- Tous : Toutes les demandes
- En attente : Demandes à traiter
- Approuvé : Demandes validées
- Refusé : Demandes refusées
Valider une demande
- Cliquez sur une demande En attente
- Vérifiez le solde de congés de l'employé
- Vérifiez les chevauchements avec d'autres absences
- Cliquez sur Approuver ou Refuser
- Saisissez un motif en cas de refus (obligatoire pour confirmer) ; le motif initial de la demande reste conservé
Vérifiez toujours le planning de l'équipe avant d'approuver un congé pour éviter les sous-effectifs.
Notifications et décision enregistrée
Les notifications de congés utilisent le destinataire lié à l’employé ou l’administrateur RH actif du même locataire. Le nom du demandeur et les dates proviennent de la demande enregistrée, pas de l’adresse saisie dans le navigateur. L’e-mail suit la préférence français/anglais du destinataire (français par défaut).
Si l’avertissement « La demande est enregistrée, mais l’envoi d’une notification a échoué. » apparaît, vérifiez le statut dans la liste : ne soumettez pas à nouveau une décision déjà enregistrée. L’acceptation par le fournisseur d’e-mail ne prouve pas la réception dans la boîte du destinataire.
Le motif initial de la demande reste conservé. Un motif de refus saisi peut être transmis dans la notification ; son archivage durable dans le parcours direct n’est pas encore garanti.
Créer une demande (pour un employé)
- Cliquez sur + Nouvelle demande
- Sélectionnez l'employé
- Choisissez le type de congé
- Indiquez les dates de début et fin
- Ajoutez un motif si nécessaire
- Cliquez sur Soumettre
Exporter les soldes de congés en PDF
Le rapport Soldes de Congés donne, pour chaque employé, son solde, les jours pris et les jours restants.
Générer le rapport
- Ouvrez la page Rapports RH depuis le menu latéral, ou directement l'URL
/dashboard/hr/reports - Onglet Configurations : repérez une configuration de type Soldes de Congés (sinon, créez-la depuis l'onglet Créer)
- Cliquez sur Générer PDF : le fichier se télécharge dès qu'il est prêt
Contenu du PDF
- Résumé : total des jours restants et nombre d'employés concernés
- Détail par employé : une ligne par solde, avec les colonnes Employé, Code, Solde (droits acquis + report de l'année précédente), Pris et Restant
- Les soldes sont ceux du jour de la génération : ils ne dépendent pas de la période affichée en en-tête
Le tableau contient tous les soldes du tenant, sans limite de nombre. Quand il dépasse une page, il continue sur les pages suivantes et l'en-tête des colonnes est répété sur chaque page. Les pages sont numérotées « Page N / total ».
Langue et format des nombres
Le PDF est produit dans la langue de l'interface au moment où vous cliquez sur Générer PDF : titres, en-têtes de colonnes et pied de page par défaut (un pied de page personnalisé par votre entreprise reste tel quel). Les nombres décimaux suivent cette langue : 15,5 en français, 15.5 en anglais.
Ce comportement (toutes les lignes, en-têtes traduits) vaut pour les rapports Soldes de Congés et Présence. Dans les rapports Effectifs et Paie, les libellés sont traduits, mais la lecture des données n'est pas encore paginée : sur un très grand volume, ces deux rapports ne sont pas garantis complets.