Achats & Gestion des stocks PDG / Admin
Gérez les approvisionnements, fournisseurs, stocks et inventaires de votre organisation.
Accès
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- Achats : Menu latéral → Achats & Stocks → Achats
Inventaire
Tableau de bord
Route : /dashboard/inventory
Vue d'ensemble des stocks avec :
- Niveaux de stock par catégorie
- Alertes de stock bas
- Valeur totale des stocks
- Mouvements récents
Sous-modules inventaire
| Page | Route | Description |
|---|---|---|
| Intrants agricoles | /dashboard/inventory/agricultural-inputs | Engrais, semences, produits phytosanitaires |
| Entrepôts | /dashboard/inventory/warehouses | Gestion des lieux de stockage |
| Alertes | /dashboard/inventory/alerts | Seuils de réapprovisionnement |
| Valorisation | /dashboard/inventory/valuation | Valeur des stocks (FIFO/LIFO) |
| Inventaires physiques | /dashboard/inventory/counts | Comptages et ajustements |
| Carburant | /dashboard/inventory/fuel | Suivi du carburant et combustible |
| Économat | /dashboard/inventory/economat | Provisions et fournitures employés |
L'économat contient 446 articles référencés dans le système (5 catégories : alimentation, boissons, hygiène, ménage, divers).
Inventaire physique
Route : /dashboard/inventory/counts
- Cliquez sur + Nouvel inventaire (
/dashboard/inventory/counts/create) - Sélectionnez l'entrepôt
- Comptez les articles et saisissez les quantités réelles
- Validez l'inventaire (
/dashboard/inventory/counts/:id/validate) - Les écarts sont automatiquement calculés
Achats
Tableau de bord achats
Route : /dashboard/purchasing
Suivi des approvisionnements avec :
- Commandes en cours
- Budget engagé
- Performance fournisseurs
Sous-modules achats
| Page | Route | Description |
|---|---|---|
| Fournisseurs | /dashboard/purchasing/suppliers | Fichier fournisseurs |
| Bons de commande | /dashboard/purchasing/orders | Commandes d'achat |
| Réceptions | /dashboard/purchasing/receipts | Bons de réception |
| Approbations | /dashboard/purchasing/approvals | Circuit de validation |
Choisir le fournisseur d'un bon de commande
Recherchez un fournisseur par nom ou code ; en cas de noms identiques, utilisez le code pour distinguer les choix. Une erreur de lecture n'est pas une liste vide : utilisez Réessayer le chargement une fois connecté. Si une liste en cache reste disponible, un avertissement indique qu'elle peut être périmée. Le menu se ferme lorsque le compte, l'organisation ou le rôle change ; attendez la résolution du nouveau contexte avant de sélectionner à nouveau.
Choisir les articles d'un bon de commande
Dans la création d'un bon de commande, ajoutez une ligne puis recherchez le produit par nom ou code. Le catalogue n'est pas limité aux intrants : les autres catégories de produits de votre organisation sont également proposées. Pour deux produits de même nom, vérifiez leur code avant de choisir.
Le chargement, une pause hors ligne et une erreur de lecture sont affichés séparément d'une recherche sans résultat. En cas d'erreur, utilisez Réessayer ; aucun produit d'exemple n'est substitué au catalogue indisponible. Le choix reprend l'unité du produit et conserve le prix saisi manuellement. Si le nouveau produit n'a pas d'unité renseignée, l'ancienne unité est effacée.
Le brouillon non enregistré est conservé lors d'un rafraîchissement du catalogue pour le même compte et la même organisation. Un changement de compte, d'organisation ou de rôle, ou une session redevenue indisponible, efface ce brouillon : vérifiez votre contexte avant de le saisir à nouveau.
Identifier les utilisateurs d'une réception
Dans le détail d'un bon de réception, Reçu par et Validé par affichent les noms actuels des profils accessibles dans l'organisation active. Il ne s'agit pas d'une reconstitution des noms à la date de réception. Si un profil est absent, inaccessible ou sans nom, son identifiant reste disponible comme référence technique. Une erreur de lecture ou une pause hors ligne est signalée séparément ; vous pouvez réessayer sans modifier la réception. Un changement de compte, d'organisation ou de rôle ferme le détail : ouvrez à nouveau la réception dans votre contexte courant.
Soumettre un bon de commande
Créer un bon laisse un Brouillon : le circuit démarre lors de la Soumission. L'organisation doit disposer d'un circuit achats et de tranches d'approbation configurés. Une approbation définitive donne Approuvée au bon ; les anciennes commandes Validée restent consultables et recevables. Un refus retourne le bon au brouillon avec la décision Refusé et son motif. Si une synchronisation échoue, relisez le bon et son circuit avant toute nouvelle décision ; signalez leur différence à l'administrateur.
Circuit d'approbation
Route : /dashboard/purchasing/approvals
Les commandes d'achat suivent un circuit de validation :
- Création par le demandeur
- Revue par le responsable
- Approbation par le PDG (au-dessus d'un certain seuil)
- Envoi au fournisseur
Les règles d'approbation se configurent dans /dashboard/purchasing/settings/approval-workflow.
Configurez des alertes de stock bas pour les intrants critiques (engrais, carburant) afin d'éviter les ruptures en pleine campagne.
Si le circuit d’approbation des achats n’est pas configuré pour votre organisation, la soumission reste en brouillon et indique de contacter l’administrateur. La configuration du circuit et celle des tranches de montant sont distinctes. Le circuit sert au suivi ; la décision définitive depuis les achats exige l’autorité sur la tranche du montant et consigne l’étape et l’auteur réels, sans signatures fictives. Les anciennes commandes « Validée » et les nouvelles « Approuvée » sont toutes deux disponibles pour la réception, y compris depuis Nouvelle réception.
Enregistrer une réception, même partielle
Route : /dashboard/purchasing/receipts/create (ou Enregistrer une Réception depuis le détail de la commande)
Seules les lignes qui restent à recevoir sont proposées. Saisissez la quantité réellement reçue sur chaque ligne livrée et choisissez son entrepôt. Laissez à 0 une ligne qui n'est pas arrivée : elle n'est pas enregistrée et reste à recevoir. Une réception exige au moins une quantité reçue. La commande passe alors en Partiellement Reçue, et la réception suivante ne propose que le reste.