Livraisons, bordereaux et règlements PDG / Admin

Une vente en gros se suit en quatre quantités distinctes par ligne de commande : commandée, expédiée, reconnue par le client à la réception, et facturée. Aucune n'efface une autre : les restes se calculent. L'argent reçu se suit à part, par des règlements appliqués à la facture.

Accès

• La fiche commande (Ventes & CRM → Commandes → une commande) porte les soldes, les bordereaux et la clôture.
• La fiche facture (Ventes & CRM → Factures → une facture) porte les règlements.
• La création de facture liée à une commande propose « Facturer depuis un bordereau ».
• La page Tarifs (Ventes & CRM → Tarifs) porte les prix de vente datés.

Action	Droit requis (module sales)
Consulter les soldes, les bordereaux et les règlements	Lecture ventes
Créer un bordereau, saisir son chargement (comptages, réceptionnaire), enregistrer un règlement	Création ventes
Saisir la réception d'un bordereau approuvé ou livré	Mise à jour ventes
Confirmer le règlement enregistré par une autre personne	Approbation ventes
Ouvrir un tarif	Création ventes
Clore un tarif	Mise à jour ventes

Chaque bouton n'apparaît qu'avec le droit correspondant : sans le droit de mise à jour, le bouton Réception n'apparaît pas. Si une action manque, vérifiez votre accès auprès de l'administrateur.

1. Les soldes de la commande

Pour chaque ligne de commande :

Colonne	Ce qu'elle compte
Commandé	La quantité de la ligne de commande
Expédié	Les bordereaux approuvés ou livrés
Reconnu	Ce que le client a reconnu à la réception
Facturé	Les lignes de facture reliées à cette ligne, hors factures annulées
Reste à livrer	Commandé − expédié − en préparation (bordereaux encore en brouillon)

Un reste négatif s'affiche « Livré au-delà ». Un écart à la réception s'affiche en rouge, sans rien bloquer. Il se lit reçu − expédié : un manque est négatif, comme sur l'écran de réception.

2. Le bordereau de livraison

Créer

Le bouton Créer un bordereau apparaît sur une commande confirmée et pas encore close, quand il reste à livrer.

• Les lignes partent du reste à livrer. Mettez à 0 ce qui ne part pas avec ce chargement.
• L'unité est celle de la ligne de commande. Un bordereau porte une seule unité : pour expédier deux unités (par exemple des fûts et des bidons), faites deux bordereaux. Les deux comptes restent séparés de bout en bout.
• Indiquez le nombre de contenants et la qualité de chaque ligne, puis le réceptionnaire (obligatoire).
• Une ligne de commande dans une unité qui n'est pas une unité de production est signalée : elle ne passe pas par un bordereau.

Le chargement (bordereau en brouillon)

• Comptages des contrôleurs : chaque contrôleur saisit le nombre de contenants qu'il a comptés. L'écart avec les lignes du bordereau s'affiche en rouge, sans bloquer.
• Pour le compte de, pièce d'identité du réceptionnaire et heures de chargement.
• La pièce d'identité se saisit masquée. Elle n'apparaît dans aucune liste ni aucun export ; elle ne s'affiche qu'à la demande, par le bouton en forme d'œil.
• Un champ laissé vide ne modifie pas la valeur déjà enregistrée.

Approuver

Le bordereau s'approuve dans la liste des bordereaux (Stocks & Inventaires → Bons de Sortie), où mène le lien « Approuver dans les bordereaux » de la fiche commande. Une fois approuvé, ses lignes et ses comptages ne changent plus : seule la réception se saisit.

La réception

Le bouton Réception ouvre les lignes du bordereau approuvé ou livré. Pour chaque ligne :

• la quantité reçue part de la quantité expédiée ;
• un écart exige un motif ;
• l'écart reste compté en contenants, jamais converti.

3. Facturer depuis un bordereau

Sur la création d'une facture liée à une commande, la section Facturer depuis un bordereau liste les bordereaux approuvés ou livrés. Ajouter ce bordereau reprend ses lignes :

• la quantité reconnue si elle a été saisie, sinon la quantité expédiée ;
• si la commande prévoit que la quantité est arrêtée au chargement, c'est toujours la quantité expédiée ;
• si elle est arrêtée à la réception et qu'une ligne n'est pas encore reconnue, cette ligne est facturée à la quantité expédiée, et un avertissement le dit ;
• le prix et la TVA sont ceux de la ligne de commande.

Chaque ligne de facture garde sa ligne de commande, sa ligne de bordereau et la base retenue : c'est ce que la colonne Facturé des soldes compte.

Plusieurs bordereaux, une facture

Une commande ne porte qu'une facture non annulée : plusieurs bordereaux se facturent donc ensemble. Le premier bordereau ajouté remplace les lignes reprises de la commande ; les suivants s'ajoutent à la suite. Un bordereau déjà ajouté affiche « Déjà ajouté » et ne peut pas l'être une seconde fois.

4. Les règlements

Sur la fiche facture, Enregistrer un règlement : montant, date, moyen (espèces, banque, mobile money, autre), référence et, s'il y a lieu, le mouvement de caisse qui l'a encaissé.

• Un règlement enregistré est en attente de confirmation. Une autre personne, avec le droit d'approbation, le confirme. L'auteur du règlement ne peut pas le confirmer.
• La confirmation porte exactement sur les valeurs affichées. Si le règlement a changé entre-temps, elle est refusée : relisez-le, puis confirmez.
• Le reste dû de la facture se calcule à partir des règlements confirmés.
• Une erreur se corrige par une contre-passation, jamais en effaçant. Elle est confirmée par une autre personne, comme un règlement.

Chaque règlement affiche son état comptable. « À comptabiliser » donne sa raison : aucun compte de trésorerie désigné pour ce moyen de paiement, ou journée de caisse du mouvement pas encore validée. Un règlement relié à un mouvement de caisse est comptabilisé par le journal de caisse.

5. Clôturer la commande

• Marquer livrée : une commande expédiée passe à « Livrée ».
• Sur une commande livrée sans reste : Terminer la commande.
• Sur une commande livrée qui garde un reste : Solder le reste, avec un motif obligatoire (500 caractères au plus). La commande passe à « Terminée », le reste n'est plus attendu, et le motif est conservé avec la commande.
• Tant qu'un bordereau en préparation (brouillon) est ouvert, ni Terminer la commande ni Solder le reste n'est proposé : approuvez-le ou annulez-le d'abord.

6. Les tarifs datés

Ventes & CRM → Tarifs liste les prix de vente datés, par produit, qualité et unité, avec leur période, leur source et leur état : À venir, En vigueur ou Clos.

• Nouveau tarif : produit, qualité (facultative), unité, prix unitaire, premier jour, dernier jour (facultatif) et Source du prix, obligatoire : aucun tarif sans origine. La devise est celle de votre organisation.
• Un tarif sans qualité est un tarif à part entière. Il ne s'applique pas aux qualités qui n'ont pas leur propre tarif.
• Deux tarifs du même produit, de la même qualité et de la même unité ne se chevauchent jamais. Pour changer un prix, Clore le tarif en vigueur à son dernier jour (inclus), puis ouvrir le nouveau à partir du lendemain.